La comunicación juega un papel importante en toda empresa, una buena comunicación puede significar eficiencia, coordinación y organización, mientras que una mala comunicación puede dar origen a retrasos, malentendidos y conflictos internos.
Los tipos de comunicación dentro de una empresa básicamente son dos: la comunicación formal y la comunicación informal.
Veamos el concepto de cada uno de ellos, así como algunas recomendaciones sobre el tema:
Comunicación formal
Es la comunicación en donde el mensaje se origina en un integrante de un determinado nivel jerárquico y va dirigido a un integrante de un nivel jerárquico superior, de un nivel inferior, o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa.
Esta comunicación suele utilizar medios tales como los murales, intercomunicadores, teléfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.
Comunicación informal
Es la comunicación en donde el mensaje circula entre los integrantes de la empresa sin conocer con precisión el origen de éste, y sin seguir canales establecidos formalmente por la empresa.
Un ejemplo de este tipo de comunicación es el “rumor”, el cual corre de persona a persona, y aunque nadie se responsabiliza de su veracidad, se toma como una verdad.
El rumor puede ser negativo para la empresa si es que crea un ambiente de tensión, expectativa y desasosiego entre el personal.
Por ejemplo, cuando se hacen cambios en el personal, y surge el rumor de que podría haber despidos masivos, haciendo que todos se sientan preocupados por su futuro, creándose un clima de tensión.
La forma de evitar los efectos negativos de la comunicación informal, es aumentando la calidad de la comunicación formal, por ejemplo, haciendo que ésta última llegue cuando sea necesaria y en el momento oportuno.
Por ejemplo, en el caso anterior, la forma de evitar el rumor de un posible despido masivo, hubieses sido comunicando oportunamente las razones o motivos de los cambios en el personal.
Otra forma de hacer frente a la comunicación informal, es evitando que la comunicación formal sea tan autoritaria, al punto de no dejar cabida para la participación y las propuestas del personal.
Sin embargo, en ocasiones la comunicación informal puede resultar beneficiosa para la empresa, por ejemplo, cuando logramos complementarla con la comunicación formal, permitiendo que el mensaje que queremos enviar, fluya más rápido por la empresa (algo que permite en mayor medida la comunicación informal) logrando, de ese modo, una comunicación formal más eficaz.
¿Por qué una correcta expresión escrita es necesaria para el correcto funcionamiento de una empresa, servicio público, institución académica, etc.?
La correcta expresión escrita es importante porque es la manera en que la sociedad de la información transmite la mayor parte de las comunicaciones, de otra manera si no sabemos hacer un correcto uso de nuestro escrito, corremos el riesgo de no darnos a entender o no logramos transmitir lo que deseamos, de hecho si no existiera n las reglas y normas que rige la comunicación escrita sería imposible.
Un buen manejo de la expresión escrita, mas allá del correcto funcionamiento del uso del lenguaje hablado y escrito, es esencial en cualquier tipo de institución u organización público o privado, ya que la comunicación se convierte en una herramienta co- ayudante desde el momento en el que se plasma los objetivos, misión y visión de una empresa en adelante. Es fundamental que el manejo correcto de la comunicación escrita, sea legible como la comunicación verbal, es decir, un buen uso de léxico, dentro del contexto que se utiliza, permitirá que un texto sea decodificado de inmediato, sin dar paso a confusiones ni segundas lecturas.
