Se trata de un documento contable elaborado por
el empresario que le permite hacerse una idea sobre la situación de su empresa,
y las operaciones realizadas en el periodo. Se les denomina también Balances de
Comprobación.
El objetivo final de este balance es comprobar
que no existen asientos descuadrados en la contabilidad. Ahora bien, esto no significa que todo esté en orden, sino
únicamente que la contabilidad está cuadrada. Por ejemplo: hemos podido pagar a
un proveedor y habérselo anotado a otro. En este caso el balance de Sumas y
Saldos saldrá correcto y sin embargo la contabilidad estará mal
realizada.
La revisión de las fichas de Mayor, una a una,
junto con el balance de Sumas y Saldos será lo que nos dé la garantía de que
todo está en orden.
A diferencia del Balance final, el balance de
comprobación de sumas y saldos no requiere de periodificación contable, del
cálculo del resultado del periodo, ni del cierre de la contabilidad para su
elaboración.
A estos Balances se refiere el artículo 28 del
Código de Comercio, al señalar que: "Al menos trimestralmente se transcribirán
(al libro de inventarios y cuentas anuales) con sumas y saldos los balances de
comprobación"
En este sentido podemos entender el Balance de
comprobación como un documento obligatorio, pero al mismo tiempo, puede ser un
documento voluntario, pues el empresario, puede realizar tantos Balances de
comprobación como estime necesarios.
Su estructura es la siguiente:
Balance de comprobación de sumas y
saldos:
Cuenta
Sumas debe
Sumas haber
Saldo debe
Saldo haber
Para su elaboración se siguen los siguientes
pasos:
1. Se obtienen para
cada cuenta las sumas de las anotaciones, tanto en el debe como en el Haber.
2. Se obtiene para
cada cuenta el saldo de la misma. El saldo se obtiene por diferencia entre el
Debe y el Haber si se trata de cuentas de activo o de gastos.
En caso de ser cuentas de ingresos o de pasivo
(tanto el Neto Patrimonial como el Exigible), el saldo se obtiene por diferencia
entre el Haber y el Debe.
3. Las sumas y los
saldos obtenidos se llevan al Balance.
